Phần mềm quản lý kho theo lô bằng mã QR
Nền tảng gồm chín phân hệ: tiếp nhận, định danh và in tem, quản lý vị trí, quản lý tồn theo lô và hạn dùng, soạn hàng và xuất, kiểm kê luân phiên, truy xuất và thu hồi, hồ sơ kiểm toán, báo cáo và tích hợp. Doanh nghiệp chọn phân hệ cần dùng và cấu hình theo quy trình của chính mình.
Tên gọi quốc tế: warehouse management system (WMS) có quản lý theo lô và xuất theo hạn dùng (FEFO — hết hạn trước xuất trước).
Quản lý kho bằng mã đã có từ lâu, nhưng trước đây là lựa chọn nội bộ. Nghị định 37/2026/NĐ-CP đưa truy xuất nguồn gốc thành yêu cầu có lộ trình: hệ thống truy xuất nội bộ của doanh nghiệp phải kết nối và chia sẻ dữ liệu được với hệ thống của cơ quan quản lý, áp dụng đầy đủ từ đầu năm 2027.
Dữ liệu truy xuất chỉ đúng khi được sinh ra trong lúc vận hành. Kho còn ghi sổ tay sẽ phải dựng lại hồ sơ cho từng lô mỗi khi có yêu cầu — và đó là công việc không bao giờ hoàn thành kịp.
Chín phân hệ
Mỗi phân hệ dùng được độc lập. Phần lớn doanh nghiệp bắt đầu từ định danh và quản lý tồn theo lô, vì đó là nền cho mọi phân hệ còn lại.
- Đối chiếu hàng thực nhận với đơn ngay trong lúc nhận, phát hiện thiếu thừa tại chỗ
- Trạng thái chờ kiểm tra chất lượng gắn trực tiếp vào lô, lô chưa được thông qua không xuất được
- Ghi nhận điều kiện bảo quản khi tiếp nhận đối với hàng có yêu cầu về nhiệt độ
- Sinh mã theo cấu trúc GS1: mã sản phẩm, số lô, hạn dùng, mã kiện vận chuyển
- In tem tại điểm tiếp nhận, hỗ trợ cả mã QR lẫn mã vạch tuyến tính
- Kiểm chất lượng bản in theo thang phân hạng để tem không bị lỗi đọc về sau
- Hàng đã có mã hợp chuẩn của nhà cung cấp thì đọc và dùng lại, không in đè
- Sơ đồ kho tới từng ô kệ, mỗi vị trí có mã riêng
- Đề xuất vị trí cất theo quy tắc do doanh nghiệp đặt: tần suất xuất, tải trọng, khu vực nhiệt độ, hàng không được để chung
- Quan hệ chứa trong nhau giữa kiện, pallet và vị trí, cập nhật theo mỗi lần di chuyển
- Tồn kho xem được theo lô, theo hạn dùng, theo trạng thái chất lượng và theo vị trí
- Cảnh báo trước khi lô tới hạn theo nhiều mốc do doanh nghiệp đặt
- Phong toả lô khi có nghi ngờ chất lượng, tách riêng hàng chờ xử lý và hàng trả về
- Chỉ định lô theo nguyên tắc hết hạn trước xuất trước, hoặc nhập trước xuất trước, cấu hình theo nhóm hàng
- Quét xác nhận từng kiện, báo lỗi tại chỗ khi lấy sai lô hoặc sai mã hàng
- Gán hàng lên chuyến giao bằng điện thoại, chốt danh sách khi hoàn tất
- Bên nhận quét mã để xác nhận, chênh lệch hiện ngay tới từng kiện cụ thể
- Kiểm theo khu vực trong lúc kho vẫn hoạt động, không phải dừng xuất nhập
- Lập lịch kiểm theo phân loại giá trị hàng hoá
- Ghi nhận và phê duyệt phần chênh lệch theo cấp thẩm quyền
- Tra xuôi và tra ngược theo nguyên tắc một bước trước — một bước sau
- Từ một mã kiện ra được lô, nhà cung cấp, ngày nhập, kết quả kiểm tra, nơi nhận và thời điểm
- Diễn tập thu hồi và đối chiếu cân đối lượng nhập — xuất — tồn của một lô, kết xuất thành hồ sơ
- Ghi lại ai thao tác, thao tác gì, vào lúc nào — tự động, người dùng không tắt được
- Bản ghi không sửa được sau khi tạo; mọi thay đổi tạo bản ghi mới kèm lý do
- Phân quyền theo vai trò, xác nhận điện tử cho các bước cần phê duyệt
- Hỗ trợ kỳ rà soát nhật ký định kỳ của bộ phận chất lượng
- Trao đổi hai chiều với hệ thống quản trị doanh nghiệp qua giao diện lập trình dạng dịch vụ web
- Kết xuất dữ liệu theo cấu trúc yêu cầu của cơ quan quản lý hoặc của khách hàng
- Thao tác quét vẫn thực hiện được khi mất kết nối, đồng bộ lại khi mạng phục hồi
Hệ thống này phục vụ điều gì ngoài kỳ đánh giá
Đáp ứng yêu cầu của bên đánh giá là điều kiện cần. Lý do khiến khoản đầu tư được phê duyệt thường nằm ở bảy điểm dưới đây.
Quy mô doanh nghiệp Việt Nam khác, nên con số tuyệt đối không áp dụng trực tiếp. Điều áp dụng được là cơ cấu: phần lớn thiệt hại của một đợt thu hồi không nằm ở chi phí thu hồi, mà ở gián đoạn kinh doanh và ở phạm vi phải thu hồi rộng hơn mức cần thiết. Chúng tôi nêu ra để bạn có mốc khi ước lượng cho cơ sở của mình, không phải để cam kết mức tiết kiệm.
Chỉ số doanh nghiệp đo được sau khi số hoá
Mức cải thiện phụ thuộc hiện trạng của từng kho. Điều hệ thống bảo đảm là các chỉ số dưới đây trở thành số liệu đo được hằng ngày thay vì ước lượng theo cảm nhận.
Đáp ứng yêu cầu của bên đánh giá
Các tiêu chuẩn dưới đây quy về cùng một nhóm yêu cầu: hồ sơ đầy đủ, gắn được với người và thời gian, không sửa được sau khi tạo, và tra ra được trong thời gian giới hạn.
| Tiêu chuẩn, quy định | Yêu cầu liên quan | Hệ thống cung cấp |
|---|---|---|
| GSP — Thực hành tốt bảo quản thuốc | Hồ sơ ghi chép đầy đủ, chính xác, truy xuất được mọi hoạt động bảo quản; xuất nhập theo số lô và hạn dùng | Tồn kho quản lý tới từng lô và hạn dùng, hồ sơ điện tử theo từng thao tác, kết xuất được hồ sơ cho kỳ đánh giá |
| Toàn vẹn dữ liệu — ALCOA+, EU GMP Annex 11, 21 CFR Part 11 | Nhật ký kiểm toán tự động, có mốc thời gian, người dùng không tắt và không sửa được; rà soát định kỳ | Nhật ký thao tác đúng nguyên tắc trên, phân quyền theo vai trò, xác nhận điện tử, màn hình phục vụ kỳ rà soát của bộ phận chất lượng |
| TCVN 12850:2019 và hệ thống GS1 | Định danh sản phẩm, số lô hoặc số sê-ri; nguyên tắc một bước trước — một bước sau; sẵn có phần tử dữ liệu chính | Cấu trúc mã theo GS1, dữ liệu truy xuất lưu theo sự kiện, tra xuôi và tra ngược trong vài phút |
| Nghị định 37/2026/NĐ-CP về truy xuất nguồn gốc | Hệ thống truy xuất nội bộ phải kết nối, chia sẻ dữ liệu với hệ thống của cơ quan quản lý qua giao diện lập trình; lộ trình áp dụng đầy đủ từ 01/01/2027 | Dữ liệu truy xuất được chuẩn hoá ngay trong vận hành hằng ngày và kết xuất được theo cấu trúc yêu cầu, không phải dựng hồ sơ riêng khi tới hạn |
| ISO 22000, BRCGS và các chương trình an toàn thực phẩm | Thử nghiệm truy xuất và đối chiếu cân đối khối lượng hoàn thành trong thời gian giới hạn, thường là 4 giờ | Diễn tập truy xuất và cân đối lượng nhập — xuất — tồn của một lô thực hiện ngay trên dữ liệu vận hành, kết xuất thành hồ sơ nộp cho bên đánh giá |
| ISO 9001 — hệ thống quản lý chất lượng | Điều 8.5.2 nhận biết và truy xuất nguồn gốc; kiểm soát hồ sơ | Mỗi kiện hàng có định danh riêng gắn với toàn bộ lịch sử xử lý, hồ sơ lưu theo thời hạn do doanh nghiệp đặt |
Cấu hình theo từng kho
Không có hai kho nào cùng quy trình. Các điểm dưới đây là tham số, xác định trong giai đoạn khảo sát chứ không cố định trong phần mềm.
Thiết bị và hạ tầng cần chuẩn bị
| Hạng mục | Lưu ý khi triển khai |
|---|---|
| Máy quét cầm tay hoặc điện thoại | Thiết bị chuyên dụng cho khu vực soạn hàng cường độ cao; điện thoại Android phù hợp cho kiểm kê và gán chuyến giao. |
| Máy in tem | Đặt tại khu vực tiếp nhận để in và dán ngay. In tập trung rồi mang ra dán là nguồn sai sót thường gặp. |
| Vật tư tem phù hợp môi trường | Kho lạnh, kho ẩm và bề mặt thùng carton đòi hỏi loại keo và vật liệu khác nhau. Tem bong làm hỏng toàn bộ dây chuyền dữ liệu. |
| Phủ sóng tới từng dãy kệ | Điểm chết sóng giữa các dãy kệ cao là nguyên nhân phổ biến khiến nhân viên bỏ quét. Cần đo sóng trước khi triển khai. |
| Máy chủ tại chỗ | Dữ liệu nằm trong phạm vi doanh nghiệp, hệ thống vẫn chạy khi mất kết nối ra ngoài. |
Trường hợp mã in trên bao bì đã mờ, xước hoặc cong vênh, xem thêm công cụ đọc mã trên bề mặt xấu — bạn thử ngay bằng ảnh chụp tem thật của kho mình.
- Chứng nhận theo các tiêu chuẩn nêu trên được cấp cho doanh nghiệp sau khi tổ chức đánh giá xem xét toàn bộ hệ thống quản lý, không cấp cho phần mềm. Phần mềm cung cấp bằng chứng và hồ sơ mà bên đánh giá yêu cầu; phần quy trình, nhân sự và điều kiện nhà xưởng thuộc về doanh nghiệp.
- Phần mềm kho không thay thế phần mềm kế toán. Nó quản lý hiện trạng vật lý của hàng hoá và trả số liệu về hệ thống quản trị.
- Hệ thống chỉ chính xác khi việc dán tem được thực hiện đúng ngay từ khâu tiếp nhận. Đây là thay đổi thói quen làm việc, cần đào tạo và giám sát trong giai đoạn đầu.
- Mã bị rách, bám bẩn hoặc dán chồng sẽ không đọc được. Phương án luôn kèm đường nhập thủ công có ghi nhận người thao tác và lý do.
- Dữ liệu sai từ hệ thống quản trị sẽ được ghi nhận đúng theo cái sai đó. Hệ thống phát hiện được lệch giữa sổ sách và thực tế, không phát hiện được đơn hàng sai từ đầu nguồn.
Câu hỏi thường gặp
Hệ thống này quốc tế gọi là gì?
Warehouse management system, viết tắt là WMS. Các nền tảng lớn trên thế giới đều bán theo dạng phân hệ: tiếp nhận, sắp xếp vị trí, quản lý tồn, soạn hàng, kiểm kê luân phiên, truy xuất và báo cáo. Điểm khác biệt giữa các sản phẩm nằm ở chiều sâu của từng phân hệ và mức độ cấu hình được, không nằm ở danh sách chức năng.
Kho của chúng tôi có quy trình riêng, phần mềm đóng gói không dùng được. Xử lý thế nào?
Đó là lý do hệ thống được thiết kế theo phân hệ với các quy tắc cấu hình được, thay vì cố định một trình tự thao tác. Nguyên tắc xuất, mức độ định danh, điểm kiểm tra chất lượng, cấp phê duyệt và quy tắc đề xuất vị trí đều là tham số. Phần khác biệt vượt quá khả năng cấu hình thì phát triển thêm, xác định trong giai đoạn khảo sát.
Hệ thống giúp gì cho kỳ đánh giá GSP hoặc chứng nhận an toàn thực phẩm?
Bên đánh giá tập trung vào bằng chứng: hồ sơ có đầy đủ không, có sửa được sau khi tạo không, có gắn với người và thời gian không, và tra ra nhanh đến mức nào. Hệ thống cung cấp nhật ký thao tác tự động không tắt được, hồ sơ theo từng lô, và khả năng hoàn thành một lần truy xuất kèm đối chiếu cân đối khối lượng ngay trong buổi đánh giá.
Nghị định 37/2026/NĐ-CP ảnh hưởng thế nào tới kho của chúng tôi?
Quy định yêu cầu hệ thống truy xuất nội bộ của doanh nghiệp có khả năng kết nối và chia sẻ dữ liệu với hệ thống của cơ quan quản lý, với lộ trình áp dụng đầy đủ từ đầu năm 2027. Điều đó có nghĩa dữ liệu truy xuất phải được sinh ra trong vận hành hằng ngày. Kho còn ghi sổ tay sẽ phải dựng hồ sơ thủ công cho từng lô khi tới hạn.
Xuất theo hạn dùng và xuất theo thứ tự nhập khác nhau ở đâu?
Xuất theo thứ tự nhập lấy hàng vào kho trước ra trước. Xuất theo hạn dùng lấy hàng hết hạn trước ra trước — hai thứ tự này khác nhau khi các lô có hạn dùng không theo thứ tự nhập. Với dược phẩm, thực phẩm và hoá chất, nguyên tắc đúng là hết hạn trước xuất trước.
Dữ liệu kho lưu ở đâu?
Trên máy chủ đặt tại cơ sở của bạn. Chúng tôi không giữ bản sao dữ liệu vận hành và hệ thống không cần kết nối ra Internet để hoạt động.
Giải pháp liên quan: hệ thống RFID quản lý xe ra vào nhà máy và trạm cân — nhóm phân hệ đứng trước, xử lý hàng khi còn trên phương tiện. Quy trình hợp tác và nhóm ngân sách xem tại phát triển phần mềm theo yêu cầu.
Trao đổi về kho của doanh nghiệp bạn
Vui lòng mô tả hiện trạng: loại hàng lưu kho, số vị trí kệ, số lượt xuất nhập mỗi ngày, có quản lý theo lô và hạn dùng hay không, hệ thống quản trị đang dùng và các tiêu chuẩn doanh nghiệp phải duy trì. Kỹ sư sẽ liên hệ trong 15 phút để xác định phân hệ nên làm trước và nhóm ngân sách tương ứng.
- Kết luận về tính khả thi ngay trong cuộc gọi
- Nhóm ngân sách tương ứng với yêu cầu của bạn
- Mã kích hoạt 50 lượt dùng thử mỗi ngày, nhận qua Zalo